يوم بعد يوم تكون خيرا: PROSES MANAJEMEN

PROSES MANAJEMEN

Anggota Kelompok 2:

1. Asma’ Hanifah (2101411148)

2. Eka Setiyawati (2101411052)

3. Eka Lutfiyatun (2303411022)

4. Wihdati Martalyna (4101411001)

5. Fajar Bayu Ardiansyah (6101411045)

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

SEMARANG

2012

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 PENGANTAR

Manajemen sebagai suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh seorang manajer, dalam kaitannya dengan pencapaian tujuan organisasi sekolah dapat dijabarkan melalui proses yang harus dilakukan berdasarkan tahapan-tahapan tertentu.

Proses kegiatan manajemen yang dilakukan oleh seorang manajer memang masih menjadi perdebatan, karena setiap ahli mengemukakan pendapat yang berbeda sesuai dengan aktivitas yang dilakukan dalam kegiatan manajemen. Dalam prakteknya pembagian proses ini tidak dapat dibedakan secara tegas dan tajam, karena setiap manajer dalam setiap usaha atau aktivitas pencapaian tujuan harus melaksanakan semua proses manajemen, hanya penekanannya yang berbeda.

Setiap manajer sekolah dalam pelaksanaan tugasnya, aktivitasnya dan kepemimpinannya untuk mencapai tujuan harus melakukan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian dengan baik.

1.2 TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Menjelaskan proses manajemen yang harus dilakukan dalam pencapaian tujuan organisasi sekolah

2. Menjelaskan pengertian perencanaan

3. Menjelaskan pengertian pengorganisasian

4. Menjelaskan pengertian penggerakan

5. Menjelaskan pengertian pengendalian

BAB II

PEMBAHASAN

Proses kegiatan manajemen yang dilakukan oleh seorang manajer memang masih menjadi perdebatan, karena setiap ahli mengemukakan pendapat yang berbeda sesuai dengan aktivitas yang dilakukan dalam kegiatan manejemen. Dalam prakteknya pembagian proses ini tidak dapat dibedakan secara tegas dan tajam, karena setiap manajer dalam setiap usaha atau aktivitas pencapaian tujuan harus melaksanakan semua proses manajemen, hanya penekanannya yang berbeda.

Setiap manajer sekolah dalam pelaksanaan tugasnya, aktivitasnya dan kepemimpinannya untuk mencapai tujuan harus melakukan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian dengan baik.

Seorang manajer sekolah dalam pencapaian sekolah melakukan serangkaian aktivitas yang saling berhubungan dan memiliki tingkatan atau jenjang tertentu, dalam hal ini yang dimaksud dengan proses.Prosesmanajemen yang bersifat mendasar adalah sebagaimana yang dikemukakan oleh Terry (1990 : 15) yaitu meliputi:

1. Perencanaan (Planning)

Merencanakan pada dasarnya menentukan kegiatan yang hendak dilakukan pada massa yang akan datang. Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengatur sebagai sumber daya agar hasil yang dicapai sesuai dengan yang diharapkan.

Menurut (Kauffman, 1972 : 38) Perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan serta sumber yang untuk mencapai tujuan itu seefektif dan seefisien mungkin .Dalam setiap perencanaan selalu terdapat tiga kegiatan yang meskipun dapat dibedakan dibedakan tetepi tidak dapat dipisahkan. Kegiatan dimaksud meliputi :

a) perumusan tujuan yang ingin dicapai

b) pemilihan program untuk mencapai tujuan itu

c) identifikasi dan pengerahan sumber yang jumlahnya selalu terbatas

Perencanaan sering disebut juga sebagai jembatan yang menghubungkan kesenjangan atsu jurang antara keadaan masa kini dan keadaan masa yang akan datang. Perencanaan yang baik hendaknya memperhatikan sifat-sifat kondisi yang akan datang ,dimana keputusan dan tindakan efektif dilaksanakan. Itulah sebabnya berdasarkan kurun waktunya dikenal perencanaan tahunan atau rencana jangka pendek (kurang dari lima tahun), perencanaan jangka menengah/ sedang (5 -10 tahun), dan rencana jangka panjang (di atas 10 tahun).

Dalam konteks pendidikan di indonesia, model perencanaan pendidikan yang digunakan adalah mengadopsi model PPBS (planning, programming, budgetting system) yang disebut SP4 (Sistem Perencanaan Penyusunan Program dan Penganggaran). Esensi dari kegiatan perencanaan dengan model ini adalah sebagai berikut :

a) Memerinci secara cermat dan menganalisis secara sistematik terhadap tujuan yang hendak dicapai;

b) Mencari alternatif yang relevan, cara yang berbeda-beda untuk mencapai tujuan;

c) Menggambarkan biaya total dari setiap alternatif, baik biaya langsung ataupun tidak langsung,biaya telah lewat atau biaya yang akan datang, baik biaya yang berupa uang maupun biaya yang tidak berupa uang;

d) Memberikan gambaran tentang efektivitas setiap alternatif dan bagaimana alternatif itu mencapai tujuan;

e) Membandingkan dan menganalisis alternatif tersebut, yaitu mencari kombinasi yang yang memberikan efektivitas yang paling besar dari sumber yang ada dalam pencapaian tujuan (Suriasumantri, 1980 : 28)

2. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian adalah salah satu fungsi manajemen yang juga mempunyai peranan penting seperti halnya fungsi perencanaan. Melalui fungsi pengorganisasian, seluruh sumber daya yang di miliki oleh organisasi (manusia dan bukan manusia) akan diatur penggunanya secara efektif dan efesien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Pengorganisasian adalah langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur bebagai macam kegiatan, menetapkan tugas-tugas pokok, wewenang dan pendelegasian wewenang oleh pimpinan kepada staf dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Berdasarkan definisi tersebut maka fungsi pengorganisasian merupakan alat untuk memadukan (sinkronisasi) dan mengatur semua kegiatan yang ada kaitannya dengan personil, finansial, material dan tata cara untuk mencapai tujuan organisasi yang telah disepakati bersama.

Dengan mengembangkan fungsi pengorganisasian, seorang maneger dapat mengetahui:

~ pembagian tugas untuk perorangan atau kelompok

~ hubungan organisatoris antar manusia yang menjadi anggota dan staf organisasi

~ pendelegasian wewenang

~ pemanfaatan dan fasilitas fisik yang dimiliki organisasi

Enam langkah penting dalam menyusun fungsi pengorganisasian yaitu :

a. tujuan organisasi harus dipahami oleh staf

b. membagi habis pekerjaan dalam bentuk kegiatan pokok untuk mencapai tujuan

c. menggolongkan kegiatan pokok kedalam suatu kegiatan yang praktis kedalam elemen kegiatan

d. menetapakan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh staf dan menyediakan fasilitas pendukung yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya.

e. penugasan personel yang dipandang mampu melaksanakan tugas

f. mendelegasikan wewenang

Dalam kajian manajemen, istilah pengorganisasian digunakan untuk menunjukkan hal-hal sebagai berikut:

a. Cara manager merancang struktur formal untuk penggunakan sumber daya-sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi yang paling efektif;

b. Bagaimana organisasi mengelompokkankegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokkan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok;

c. Hubungan-hubungan antara fungsi, jabatan, dan tugas para karyawan;

d. Cara manajer membagi tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam organisasinya dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas.

Dalam pengertian yang lebih utuh, Handoko (1992:168) menyatakan bahwa pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Selanjutnya dijelaskan bahwa proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dalam tiga langkah prosedur sebagai berikut:

a. Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi;

b. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secar logis dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu;

c. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak-efisienan dan konflik-konflik yang merusak.

Pandangan lain mengenai isu pengorganisasian dikemukakan oleh Stoner (1986:62) yang menyatakan bahwa pengorganisasian merupakan proses yang berlangkah jamak yang terdiri dari lima tahap.

Pertama, memerinci pekerjaan, yaitu menentukan tugas-tugas apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Kedua, membagi seluruh beban kerja menjadi kegiatan-kegiatan yang dapat dilaksanakan aoleh perorangan atau perkelompok. Dalam tahap ini perlu diperhatikan bahwa orang-orang yang akan diserahi tugas harus didasarkan pada kualifikasi, tidak dibebani terlalu berat, dan juga tidak terlalu ringan. Ketiga, menggabungkan pekerjaan para anggota dengan cara yang rasional dan efisien. Keempat, menetapkan mekanisme kerja untuk mengkoordinasikan pekerjaan dalam suatu kesatuan yang harmonis. Kelima, melakukan monitoring dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan dan meningkatkan efektifitas.

3. Penggerakan (actuating)

Penggerakan merupakan fungsi fundamental dalam manajemen. Penggerakan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan usaha, cara, teknik, dan metode untuk mendorong para anggota organisasi agar mau sab ikhlas bekerja dengan sebaik mungkin demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien, efektof, dan ekonomi.

Isu yang selalu mengemuka dalam pembahasan fungsi penggerakan adalah berkenaan dengan pentingnya fungsi ini dalam keseluruhan kegiatan manajemen, karena secara langsung ia berkaitan dengan manusia beserta segala jenis kepentingan dan kebutuhannya. Sekaitan dengan perkembangan teori manajemen yang dikenal dengan ‘’Gerakan Human Relation”, diajukan konsep yang dikenal dengan istilah the ten commandments of human relations, yang dapat dijadikan acuan dalam melaksanakan fungsi penggerakan. Isi dari prinsip tersebut adalah sebagai berikut :

a. Sinkronisasi antara tujuan organisasi dengan tujuan anggota organisasi

b. Suasana kerja yang menyenagkan

c. Hubungan kerja yang serasi

d. Tidak memperlakukan bawahan sebagai mesin

e. Pengembanggan kemampuan bawahan sampai tingkat maksimal

f. Pekerjaan yang menarik dan penuh tantangan

g. Pengakuan dan penghargaan atas prestasi kerja yang tinggi

h. Tersediannya sarana dan prasarana yang memadai

i. Penempatan personil secara tepat

j. Imbalan yang sesuai dengan jasa yang diberikan

Dalam penyajian yang lebih spesifik Siagian (1992;1370, mengemukakan sepuluh prinsip pokok menggerakan anggota organisasi yang berbingkai”human relations” yaitu :

1. Para anggota organisasi akan bersedia mengerahkan segala kemampuan, tenaga, keahlian, ketrampilan dan waktunya bagi kepentingan pencapaian tujuan organisasi apabila kepada mereka diberikan penjelasan yang lengkap tentang hakikat, bentuk dan sifat tujuan yang hendak dicapai orang itu.

2. Karena itu amatlah penting mengusahakan agar setiap orang dalam organisasi menyadari, memahami secara tepat, dan menerima tujuan tersebut bukan saja sebagai sesuatu yang layak untuk dicapai, akan tetapi juga sebagai wahana terbaik untuk mencapai tujuan-tujuan pribadi para anggota organisasi yang bersangkutan

3. Usaha meyakinkan para anggota organisasi untuk memahami dan menerima tujuan dan berbagai sasaran tersebut diperkirakan para bawahanya bahwa dalam mengemudikan organisasi, para menejer tersebut akan menggunakan gaya manajerial yang mencerminkan pengakuan atas harkat dan martabat para bawahannya sebagai insan politik, insan ekonomi, makhluk sosial dan sebagai individu dengan jati diri yang bersifat khas

4. Pimpinan organisasi perlu menjelaskan kebijaksanaan-kebijaksannan yang akan ditempuh oleh organisasi dalam usaha pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasional yang sekaligus berusaha memuaskan berbagai kebutuhan para bawahan tersebut

5. Para manajer perlu menjelaskan bentuk pewadahan kegiatan yang dianggap paling tepat untuk digunakan , dengan penekanan diberikan kepada interaksi positif antara orang-orang dalam satu-satuan kerja dan antar satuan kerja dalam organisasi yang telah di sepakati bersama

6. Perlu dijelaskan kepada para anggota organisasi, tingkat kedewasaan dan kematangan teknik dan intelektual apa yang diharapkan dari para anggota organisasi sehinga manajemen dapat mencari keseimbangan antara orientasai tugas dan orientasi manusia dalam menjalankan roda organisasi

7. Diperlukan penekanan yang tepat mengenai pentingnya kerjasama dalam melaksanakan tugas meski pun dalam organisasi terdapat pembagian tugas, perkelompokan dalam berbagai satuan kerja dan pengetahuan atau keterampilan yang bersifat spesialistik

8. Para manajer perlu memahami berbagai jenis kategorisasi kebutuhan manusia berdasarkan teori ilmiah dan menguasai situasi dan kondisi yang berpengaruh sehingga teknik pemuasan yang paling tepat dapat dipilih dan diterapkan

9. Dalam mengemudikan organisasi para manajer harus bisa menunjukan bahwa dengan penggunaan gaya manajerial tertentu, mereka bertindak secara rasional dan objektif berdasarkan kriteria dan” takaran-takaran” tertentu yang disepakati bersama

10. Dalam menggerakan para bawahan para manajer harus selalu mempertimbangkan pandangan para bawahan tentang organisasi, kemampuan yang dimiliki oleh organisasi dan situasi lingkungan yang turut berpengaruh

4. Pengawasan (controlling)

a. Pengertian dan Proses Dasar Pengawasan

Pengawasan merupakan proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Pengawasan mutlak diselenggarakan oleh manager yang secara langsung mengendalikan kegiatan-kegiatan teknik yang diselenggarakan oleh semua petugas operasional. Proses dasar pengawasan terdiri atas tiga tahap, yaitu:

1. Penentuan Standar Hasil Kerja

Standar hasil pekerjaan perlu ditentukan agar hasil pekerjaan dapat diuji dan dapat dinyatakan teah memenuhi tuntutan rencana atau tidak. Standar hsil itu dapat berupa fisik, misalnya kuantitas barang yang dihasilkan oleh suatu perusahaan, jumlah jam kerja yang digunakan, kecepatan penyelesaian tugas, jumlah atau tingkat penolakan terhadap barang yang dihasilkan, dan sebagainya.

2. Pengukuran Prestasi Kerja

Pengukuran tersebut akan member petunjuk tentang ada tidaknya gejala-gejala penyimpangan dari rencana yang telah ditetapkan. Pengukuran prestasi kerja terdiri dari dua jenis, yaitu relatif mudah yang standar pemenuhannya bersifat kongkret dan merupakan pekerjaan yang bersifat teknis. Selain itu, ada juga pengukuran yang sulit misalnya jumlah keputusan yang diambil seseorang tidak identik dengan efektivitas kepemimpinan seseorang.

3. Koreksi terhadap Penyimpangan

Meskipun bersifat sementara, tindakan korektif terhadap gejala penyimpangan, pemyelewengan, dan pemborosan harus bisa diambil.

b. Pengawasan yang Efektif

Pengawasan yang efektif harus melibatkan semua tingkat manajer dari tingkat atas sampai tingkat bawah, dan kelompok- kelompok kerja. Konsep pengawasan efektif mengacu pada pengawasan mutu terpadu atau Total Quality Control (TQC). Fingenbaun (1989: 46) menyatakan bahwa:

Total Quality Control is an effective system for integrating the quality development, quality maintenance and quality improvement efforts of the various group in an organization so as to enable marketing, engineering, production, and service at the most economical levels which allow for full customer satisfication.

Di dalam dunia pendidikan TQC akan dapat efektif jika pada setiap tingkatan pendidikan mempunyai keterpaduan, kerjasama yang baik antara kelompok kerja (guru) dan pimpinan dalam melakukan pengawasan mutu. Partisipasi penuh setiap tingkatan atau kelompok dalam melakukan pengawasan mutubiasanya disebut dengan Gugus Kendali Mutu (GKM) yang bertujuan menjamin keberhasilan pengendalian mutu terpadu. Prinsip yang dipergunakan adalah kontribusi setiap anggota dan ide diterima dipertimbangkan yang relevan dengan program dan nilai-nilai yang dimiliki. Dalam hal ini tidak dikenal hubungan atasan dan bawahan, tetapi yang memiliki komitmen sama demi perbaiki mutu.

Beberapa kondisi yang harus diperhatikan untuk mewujudkan pengawasan yang efektif, yang sebagaiberikut:

1. Pengawasan harus dikaitkan dengan tujuan dan kriteria yang dipergunakan dalam system pendidikan, yaitu relevansi, efektivitas, efisiensi dan produktivitas. Tujuan-tujuan pendidikan dalam berbagai pendidikan dalam berbagai tingkatan, mulai Tujuan Pendidikan Nasional (GBHN), Tujuan Institusional, Tujuan Kurikuler, Tujuan-tujuan Mata Pelajaran (TIU, TIK). Agar standar pengawasan pendidikan ini berfungsi efektif semua itu harus dipahami dan diterima oleh setiap anggota organisasi sebagai bagian internal dari system pendidikan.

2. Sekalipun sulit tetapi standar yang masih dapat dicapai harus ditentukan. Ada dua tujuan pokok, yaitu: untuk memotivasi dan untuk dijadikan patokan guna membandingkan dengan prestasi. Artinya jika pengawasan ini efektif akan dapat memotivasi seluruh anggota untuk mencapai prestasi yang tinggi.

3. Pengawasan hendaknya disesuaikan dengan sifat dan kebutuhan organisasi. Disini perlu diperhatikan pola dan tata organisasi seperti; susunan, peraturan, kewenangan dan tugas-tugas yang telah digariskan dalam uraian tugas (job-desc).

4. Frekuensi pengawasan harus dibatasi. Artinya jika pengawasan terhadap karyawan terlampau sering ada kecenderungan mereka kehilangan otonominya dan dapat dipersepsi pengawasan itu sebagai pengekangan.

5. Sistem pengawasan harus dikemudi, artinya system pengawasan menunjukkan kapan dan tindakan korektif harus diambil.

6. Pengawasan hendaknya mengacu pada prosedur pemecahan masalah, yaitu menemukan masalah, menemukan penyebab, membuat rancangan penanggulangan, melakukan perbaikan, mengecek hasil perbaikan dan mencegah timbulnya masalah yang serupa.

PENUTUP

A. Kesimpulan

a) Proses manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses perencanaan, proses pengorganisasian, proses pelaksanaan dan proses pengendalian, dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara ekonomis. Sesungguhnya keempat proses itu merupakan hasil ikhtisar dari pelbagai pendapat praktisi dan ahli mengenai manajemen.Secara garis besar, ada empat proses managemen sekolah, yaitu:

1. Planning (perencanaan);

2. Organizing (pengorganisasian);

3. Actuating (pelaksanaan); dan

4. Controlling (pengawasan).

b) Perencanaan tidak lain merupakan kegiatan untuk menetapkan tujuan yang akan dicapai beserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut.

c) Pengorganisasian pada dasarnya merupakan upaya untuk melengkapi rencana-rencana yang telah dibuat dengan susunan organisasi pelaksananya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pengorganisasian adalah bahwa setiap kegiatan harus jelas siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan apa targetnya.

d) Pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

e) Pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.

B. Saran

1. Setiap kegiatan pendidikan di sekolah harus memiliki perencanaan yang jelas dan realisitis, pengorganisasian yang efektif dan efisien, pengerahan dan pemotivasian seluruh personil sekolah untuk selalu dapat meningkatkan kualitas kinerjanya, dan pengawasan secara berkelanjutan.

2. Seorang manager, di samping harus mampu melaksanakan proses manajemen yang merujuk pada fungsi-fungsi manajemen, juga dituntut untuk memahami sekaligus menerapkan seluruh substansi kegiatan pendidikan.